Работаем по всей России с 2004 г.
Передать бухгалтерию на аутсорс — это не «нанять бухгалтера на удалёнке», а передача функции целиком. Разбираем, что подготовить за месяц: документы, доступы, база, договор и передача дел. С чек-листом из десяти пунктов.
Передать бухгалтерию на аутсорс — это не «нанять бухгалтера на удалёнке». Это передача функции целиком: с документами, сроками, ответственностью и доступом к вашей базе. И лучше всего она проходит, когда за месяц до старта сделано несколько скучных, но важных вещей.
Мы ведём бухгалтерию компаний в Улан-Удэ с 2004 года и видели переходы разные: от «за неделю и без потерь» до «полгода разбираем чужие ошибки». Разница почти всегда в подготовке. Вот что стоит сделать заранее.
Начните с главного — с того, что у вас уже есть.
Учредительные документы. Устав, свидетельства, приказы о назначении директора и главного бухгалтера. Если менялись состав участников или адрес — нужны и эти документы.
Учётная политика. Даже если она формальная, она определяет, как ведётся учёт: метод начисления, лимит стоимости основных средств, резервы. Без неё новый бухгалтер будет угадывать.
Договоры. Все действующие: аренда, поставка, услуги, кредиты. Не нужно копировать всё — достаточно реестра с ключевыми условиями: срок, сумма, порядок оплаты.
Доступы. Это важнее, чем кажется. Нужны: 1С (или другая программа учёта), банк-клиент, личный кабинет налоговой, порталы СФР и статистики, ЭДО. Проверьте, что вы сами помните пароли, а не только уволенный бухгалтер.
Документы за текущий год. Первичка, банковские выписки, кассовые документы, авансовые отчёты. За месяц-два до перехода — обязательно в полном виде, иначе первый же отчёт придётся собирать по крупицам.
Прежде чем передавать базу, посмотрите на неё критически.
Сверка с налоговой. Закажите сверку расчётов — это бесплатно и занимает несколько дней. Бывает, что переплата висит годами, а её можно зачесть. Заодно увидите расхождения, если они есть.
Обновление конфигурации. Если 1С не обновлялась год, а вы передаёте учёт вместе с базой, обновление лучше сделать до перехода. Тогда новый бухгалтер начнёт с чистой системы, а не с разбора ошибок.
Резервная копия. Сделайте копию базы и сохраните её у себя. Это не недоверие к исполнителю, это гигиена: база — ваш актив, и копия должна быть под вашим контролем.
Проверка остатков. Склад, расчёты с контрагентами, подотчётные суммы. Если остатки «висят» с прошлых лет, лучше разобраться с ними до передачи: новый бухгалтер не обязан знать, откуда взялась цифра.
Это та часть, которую чаще всего пропускают, а потом удивляются.
Что входит в тариф. Сдача отчётности, расчёт зарплаты, кадровые документы, консультации, сверки — каждая позиция должна быть названа в договоре. «Всё включено» — это не состав услуги, а обещание.
Сроки. За сколько дней до срока сдачи вы передаёте документы и за сколько дней до срока получаете готовую отчётность? Если этого нет в договоре, сроки будут плавать.
Кто отвечает за ошибку. В договоре должно быть прописано, кто возмещает ущерб от ошибки исполнителя: штрафы, пени, доначисления. Исполнитель, который отказывается это писать, — повод задуматься.
Как передаются документы. Сканы по почте, бумага курьером или ЭДО. От этого зависит, сколько времени у вас будет уходить в месяц. ЭДО обычно экономит больше всего — и вам, и бухгалтеру.
Кому принадлежит база. Если учёт ведётся в базе исполнителя, проверьте условие, что при расторжении договора вы получаете полную копию. Не выгрузку отчётов — а саму базу.
Последняя неделя — это передача.
Встреча с прежним бухгалтером. Если бухгалтер был в штате, передача дел — это отдельный процесс: акт приёма-передачи документов, объяснение спорных участков, ответы на вопросы. Не пропускайте этот этап: полчаса разговора экономят новому бухгалтеру недели.
Проверка первого отчёта. Хороший признак — если первый отчёт исполнитель показывает вам до сдачи. Это даёт возможность поправить ошибки до того, как их увидит налоговая.
Сверка после первого месяца. Через месяц попросите сверку: что сдано, что оплачено, что осталось. Это нормальная практика, а не недоверие.
Документы «донесём потом». Первый отчёт сдают без части первички, потом её ищут месяц. Если документы не готовы — лучше сдвинуть дату старта на неделю, чем начинать с дыры.
Доступы остаются у прежнего бухгалтера. Классика: уволившийся бухгалтер остаётся единственным, кто знает пароль от банка или ЭДО. Проверьте доступы до перехода, а не после.
Договор без состава услуг. Через два месяца выясняется, что «расчёт зарплаты — это отдельная услуга». Пропишите состав до подписания.
Нет резервной копии базы. Если что-то пойдёт не так, копия — единственный способ восстановиться. Сделайте её заранее и проверьте, что она открывается.
Месяц подготовки — это не бюрократия. Это разница между переходом, который вы не заметите, и переходом, который будете разгребать полгода.
Если сомневаетесь, с чего начать, — напишите нам. Посмотрим на ваш учёт и скажем, что стоит подготовить именно в вашем случае.
Переход с 1С:УПП на 1С:ERP: что решить до старта
Переход с 1С:УПП на 1С:ERP — это не обновление версии, а смена учётной модели. Пять решений, которые принимают до покупки лицензий: процессы, зарплатный контур, данные, ответственные и порядок проекта.
Как протезно-ортопедическое предприятие перевели на 1С: заказы быстрее на 76%
Протезно-ортопедическое предприятие перевели на 1С за три месяца: единая картотека пациентов, электронная запись, ЭДО с СФР и позаказный выпуск. Обработка заказов ускорилась на 76%, отчётность стала приходить в три раза быстрее.
Бухобслуживание: что подготовить за месяц до перехода
Передать бухгалтерию на аутсорс — это не «нанять бухгалтера на удалёнке», а передача функции целиком. Разбираем, что подготовить за месяц: документы, доступы, база, договор и передача дел. С чек-листом из десяти пунктов.
